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6 astuces pour gérer ses emails efficacement

02 September 2019

Vous passez plusieurs heures par jour à consulter, lire et répondre à vos emails ? Alors, c’est qu’il y a urgence à mettre en place de nouvelles pratiques. S’il est vrai que recevoir beaucoup d’emails est signe d’une affaire qui tourne, leur gestion n’est pourtant pas évidente. On peut vite perdre en efficacité et se retrouver débordé par le traitements de ses courriels. Découvrez nos 6 astcuces pour gagner en productivité et en sérénité dans la gestion de cette tâche !

 

Attribuez un niveau de priorité à chaque email

Evidemment, tous les emails que vous recevez n’ont pas le même niveau de priorité. Certains peuvent être traités en moins de deux minutes, d’autres nécéssitent un temps de reflexion ou une action particulière. Apprenez à repérer ceux qui peuvent être traités très rapidement et qui sont importants et gérez-les dès que vous les recevez. Pour ce qui concerne les emails impliquant un temps de traitement plus important, classez-les aussi dans un dossier spécial. Créez ensuite un dossier avec les emails non-urgents, que vous pouvez traiter sous plusieurs jours ou semaines. La classification par ordre d’importance est la plus simple à gérer.

 

Définissez des moments précis pour traiter vos emails

Votre objectif est d’améliorer votre productivité ? Dans ce cas, ne gardez pas votre boîte mail ouverte toute la journée et ne la consultez pas toutes les cinq minutes. Le mieux reste de l’ouvrir une première fois le matin, au début de sa journée de travail. C’est là que vous allez pouvoir prioriser les courriels par ordre d’importance. N’oubliez pas de traiter les emails « faciles » immédiatement, pour ne pas avoir y revenir plus tard. Cette tâche ne doit pas vous prendre plus d’un quart d’heure. Vous reviendrez ensuite une seconde fois sur votre dossier d’emails importants mais plus long à traiter. Pour le traitement de ces emails, définissez une heure précise ou attendez la fin d’une tâche pour vous y pencher. S’il vous reste du temps, occupez-vous des emails non-urgents, préalablement classés dans un autre dossier.

 

Faites régulièrement du vide dans votre boîte mail

De nombreux messages ne méritent pas d’être gardés. Propositions de rendez-vous, échanges avec un ancien client, notifications diverses et variées… Il est essentiel de faire le tri. Cela vous permettra d’avoir l’esprit plus clair. Prenez donc le temps d’archiver les emails qui ont eu leur importance mais ne l’ont plu, et de supprimer les emails qui n’en ont jamais eu !  Une fois les emails de vos dossiers de priorisation traités, vous pouvez également les disposer dans des dossiers classés par projet ou client. Vous n’y reviendrez qu’en cas de besoin. Autre idée intéressante avec le fait de vider sa boite de messagerie : vous contribuerez à la réduction de consommation d’énergie ! Moins les serveurs sont surcharchés, moins ils consomment.


Utilisez des alternatives à la boîte mail classique

On a parfois tendance à envoyer des emails pour un rien. Pour limiter l’accumulation des emails, notamment les moins importants de tous, il existe des solutions alternatives. C’est le cas des messageries instantannées. Slack est un bon exemple. Grâce à cet outil, vous pouvez créer des groupes de conversations, envoyer des documents… Un bon moyen pour échanger facilement, notamment lorsqu’on travaille à plusieurs sur un projet. Autre chose : si le partage de documents avec vos partenaires ou clients est régulier, arrêtez de faire la navette constante par email. Utilisez plutôt Google Doc pour gagner du temps.
 

Ayez plusieurs adresses email en fonction de vos activités

La première chose à faire, c’est de séparer vos courriels personnels de vos courriels professionnels. Newsletters, confirmations de réservation pour vos vacances, messages de votre association sportive (…) trouveront mieux leur place dans un boîte mail spécifique. Si ensuite vous avez plusieurs activités professionnelles, n’hésitez pas à créer une adresse pour chaque. Vous ête développeur web et à côté professeur de guitare ? Ne mettez pas tout au même endroit ! Faites simplement attention à ne pas en créer trop, au risque de vous compliquer encore plus la vie.

 

Déléguez la gestion de vos emails

Souvenez-vous, nous vous parlions récemment de l’intérêt de faire appel aux services d’un(e) assistant(e) virtuel(le) ou d’une secrétaire. Si vous éprouvez des difficultés à gérer correctement votre boîte mail, n’hésitez pas à recourir à ce type de professionnel. Ils pourront vous aider à classer vos emails, vider votre messagerie et même répondre à certaines demandes que vous recevez !

Vous avez maintenant toutes les cartes en main pour traiter efficacement vos emails et gagner ainsi en productivité. Et vous, quelles sont vos astuces pour gérer vos courriels ?

Par Leslie

Le 02 September 2019

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